Поради – рекомендації з розвитку навичок особистого тайм – менеджменту серед педагогів

1. Оптимізуйте сон і харчування.

2. Розвивайте свої загальнонавчальні та інтелектуальні вміння. Максимально продуктивно працюйте з текстами. Зберігайте конспекти, методичні розробки,плани в електронному вигляді. Ясно, коротко і чітко формулюйте питання та відповіді. Домагайтеся цього від учнів і ко­лег.

3. Формулюйте та уточнюйте свої цілі (життєві, стратегічні, поточ­ні, оперативні). Оцінюйте всі ви­трати часу і дії за вкладом, який він має у досягненні вашого «дерева» цілей.

4. Виробляйте в себе «відчуття часу» і «відчуття ефективності». Прагніть ро­бити звичні речі швидше та ефек­тивніше. Одержуйте задоволення від швидко і якісно зробленої ро­боти, від раціонального викори­стання кожної години.

5. Робіть перспективні й поточні за­писи. «Матеріалізуйте», тобто запи­суйте всі свої думки та завдання. Складіть різні списки, зберігайте і регулярно коригуйте їх (список поточних справ, список необ­хідних покупок, список речей у до­рогу тощо).

6. Плануйте свій час. Плануйте просто і гнучко. Не будьте «рабом» планів. Будь-який план — не самоціль, а засіб досягнення справжніх цілей. Технологія планування може бути та­кою: спочатку складіть річну цикло­граму (події, справи і питання, які напевно будуть протягом року); по­тім — тижневу циклограму (режим життя і роботи, справи, що повторю­ються щотижня). Приблизно 70 % часу підлягає плануванню. Решту 30 % від­ведіть на непередбачені справи. Плануйте день з ве­чора. Не перевантажуйте щоденні пла­ни. Щоденник завжди носіть із собою.

7. Виділяйте найважливіші справи. Починайте з них, приділяйте їм кра­щий час і сили. Селектуйте та кла­сифікуйте всі справи за важливістю та терміновістю (матриця Ейзенхауера — справи: важливі-термінові, важливі-нетермінові, неважливі-термінові тощо).

8. Контролюйте себе. Частіше ставте собі пи­тання на зразок: «Чим я зараз за­йнятий?», «Навіщо я це роблю?»,«Це дійсно необхідно зараз робити?». Рефлексія власної діяльності з ана­лізом і висновками  — надійний спо­сіб набути впевненості у своїх силах, а отже, і високої результативності.

9. Встановлюйте власні строки ви­конання завдання (red line). Ніхто не любить строки виконання роботи{died line), що викликають стрес, по­гіршують настрій, підсилюють зане­покоєння та напруження. Надійний спосіб усунення частини цих пере­живань — встановлення власних, більш ранніх, строків виконання.

10. Робіть ретроспективний аналіз прожитого часу. Оцінюйте їхню продуктивність часу за трьома катего­ріями: раціонально, малораціонально, нераціонально.

11. Будьте завжди готовими до зустрі­чі з потрібними людьми. Ловіть вда­лі можливості. Згадуйте про потрібну справу у потрібний час. Відведіть у що­деннику окремі сторінки за кількістю людей, з якими ви спілкуєтеся часті­ше. Накопичуйте питання для об­говорення з ними на випадок пла­нової або випадкової зустрічі.

12. Удосконалюйте телефонні перего­вори. Плануйте телефонні дзвінки за часом. Окресліть зміст майбутньої розмови по телефону.

13. Максимально використовуйте мож­ливості свого мобільного телефону. Навчіться впевнено оперувати ним: записною книжкою, будильником, сигналами для нагадувань тощо. Ча­стіше користуйтеся диктофоном для запису виступів, переговорів, інструк­тажів, матеріалів нарад, а також власних думок, ідей тощо.

14. Не дозволяйте собі відкладати спра­ви під різними приводами. Будьте реалістичними і вимогливими до се­бе. Систематизуйте роботу. Намагай­теся уникати зволікання — головно­го ворога продуктивності. Поєднуйте і структуруйте справи за змістом, місцем, часом тощо. Немає систе­ми — немає результату.

15. Визначте внутрішніх і зовніш­ніх «убивць» вашого часу.

Серед внутрішніх перешкод можна відзначити:

• невмінння відмовляти і говорити «НІ»;
• звичка хапатися за все і одразу;
• неправильна оцінка строків та обсягів робіт;
• бажання завжди бути корисним і допомагати всім;
• природна повільність;
• відсутність звички вести системні записи;
• надмірна товариськість;
• небажання встанавливать dead line для завдання/роботи;
• звичка приступати до роботи, не забезпечивши себе всім необхідним;
• невмінння розставляти пріоритети;
• нестача відпочинку (постійний сонно-віджатий стан);
• звичка цілком покладатися на пам'ять;
• природна неуважність;
• звичка відкладати щоденні справи на вечір;
• невміння слідкувати за виконанням програм та планів.

Перешкоди зовні — це плоди нашого шкільного та сімейного оточення; люди і події, що відволікають увагу і позбавляють контролю над часом:

• затримка при виході із дому (ключі забували вдома?);
• затримка у дорозі (черга на маршрутку);
• балаканина з колегами (типу комунікація);
• несправності з комп'ютером і доступом до Інтернет;
• наради;
• пошук папок, ручок тощо (пошук чашки для кави);
• телефонні дзвінки;
• відвідувачі;
• прослуховування повідомлень голосової пошти тощо.

16. Навчіться швидко перемикатися. Умійте відриватися від однієї справи і без зволікання переключатися на ін­шу, більш важливу і термінову.

17. Використовуйте «метод подвоєння». Продумайте, які справи можна робити одночасно, не знижуючи їхньої резуль­тативності. Водночас умійте зосереди­тися  на одній справі,  якщо вона вимагає особливої уваги, і намагайте­ся не змішувати її з іншими.

18. Делегуйте повноваження і перекла­дайте обов'язки.

19. Працюйте у групі і з групою. Непотрібно боятися передавати частину роботи іншим членам групи. Переконай­теся, що всі виконавці розуміють завдання, знають строки і здатні від­повідати за їхнє виконання. Приді­ляйте час інструктажу і навчанню персоналу.

20. Створіть собі позитивний ТМ-імідж. Оточуючі (колеги, учні, батьки і, зви­чайно, адміністрація) повинні знати, що ви цінуєте свій і чужий час, нічо­го не забуваєте і завжди домагаєтеся поставлених цілей.

21. Намагайтеся не перевтомлюватися. Виділяйте час не тільки для важливих справ, але й для відпо­чинку і роздумів. Обміркуйте свої не­давні досягнення і впевніться, що ви почуваєте себе добре.

22. Заохочуйте себе. Ви­конавши яку-небудь справу (особливо важливу), виділіть час, щоб заохотити себе за роботу. Наприклад, влаштуйте шопінг.

23. Карайте себе. Ви підвищите резуль­тативність своєї роботи, якщо запро­вадите для себе штрафні санкції на випадок, якщо не упораєтеся із за­планованими справами.

24. Живіть «тут і зараз». Пам'ятайте, що життя — це «мить між минулим і майбутнім». По можливості не від­кладайте нічого «на потім». Живіть повноцінним, емоційним і насиченим життям. Відвідуйте спектаклі і кон­церти. Приймайте гостей і самі ходіть у гості. Умійте знаходити і цінувати маленькі радості, спілкування з дру­зями, сім'єю тощо.

Будь-який педагог, який уміє керувати своїм часом, має більше шансів досягти своїх цілей. Додержуйтеся цих порад, і ваше життя стане цікавішим, повно­ціннішим і продуктивнішим.